Dass mein 30. Geburtstag noch schöner gefeiert wurde, als ich es mir hätte vorstellen können, habe ich euch ja schon berichtet – diese in meinen Augen perfekte Party werde ich nie vergessen! Mitverantwortlich für das Gelingen der Veranstaltung sind aber nicht nur die Gäste und das tolle Team der Location im Weekend Loft gewesen, sondern auch die monatelange Planung im Voraus, bei der mich die Event- und Projektmanagerin Lisa Doil unterstützt hat.

Weil ich gern selber die Fäden in der Hand halte und planungswütig bin (nicht mal bei meiner Hochzeit hatte ich eine Wedding Plannerin!), war die Zusammenarbeit mit einer professionellen Eventmanagerin ganz neu für mich. Heute weiss ich: Nie wieder ohne, oder sagen wir besser: Nie wieder ohne Lisa!

Weil ich restlos überzeugt von ihrem Können bin, möchte ich euch Lisa genauer vorstellen und habe sie zum Karriere-Interview gebeten. Wie ihre Arbeit konkret aussieht, wie man auch als Quereinsteiger Fuß in der Branche fasst, woher ihre Deko-Inspirationen für die Veranstaltungen stammen und auf welche Katastrophen man als Event-Manager gefasst sein muss, lest ihr in hier!

Liebe Lisa, du hast meinen 30. Geburtstag ausgerichtet. Wie war die Zusammenarbeit für dich?

Auch wenn ich schon zig Events umgesetzt habe, ist jedes neue Kundentreffen eine spannende Angelegenheit. Dich kannte ich nur über dein Blog Journelles und war total gespannt, wen ich dann im Café wirklich treffen werde. Ich hatte ein Moodboard vorbereitet und es hat dir auf Anhieb gefallen. Nach den ersten paar Minuten wusste ich genau, dass wir auf der gleichen Stilwelle schwimmen und hatte direkt ein Bild von der fertigen Party vor Augen.

Wir hatten bereits bei unserem ersten Treffen alle Ideen zusammen und diese haben es auch fast alle auf die Party geschafft. Mir macht es immer Spaß mit kreativen Köpfen zusammenzuarbeiten, die wissen was sie wollen und trotzdem immer für neue Ideen leicht zu begeistern sind. So war das auch bei dir. Da du vorbildlich sehr früh mit der Planung angefangen hast, war es auch alles einfach zu timen und stressfrei zu organisieren.

Wie kann man sich den Ablauf innerhalb der zweimonatigen Planungszeit vorstellen: Was war der erste Schritt und was hast du gemacht kurz bevor die Gäste kamen?

Der erste Schritt eines jeden Events ist es den Kunden und das Ziel der Veranstaltung zu verinnerlichen, also den Fokus zu setzen.

Dann kommen viele kreative Ideen dazu, die den Look und das Feeling des Events bestimmen. Nach dem Motto „einmal gepoppt, nie mehr gestoppt“ bin ich nach dem ersten Meeting meist so inspiriert, dass ich am liebsten sofort loslegen würde.

Um meine Ideen festzuhalten, erstelle ich erst mal Moodboards. Erst im Anschluss folgen alle Basics wie Locationsuche, Catering-Konzept, Dekoration, Mobiliar, Technik und das Einladungs-Management. Alle Punkte werden dann strukturiert und von der Kostenkalkulation in Zaum gehalten.

Kurz bevor die Gäste kommen, laufe ich alle wichtigen Punkte ab und checke, ob jeder auf seinem Posten steht, die Musik an ist und verstecke noch die letzten Krümel, die da liegen, wo sie nicht hingehören.

Generell plane ich mindestens eine halbe Stunde Stand-by-Zeit für alle Beteiligten ein, sodass eigentlich nix schief gehen kann.

Wie entwickelst du mit deinen Kunden ein thematisches Konzept für einen solchen Abend?

Immer persönlich, man muss sich einfach kennenlernen, um zu verstehen, was der andere gerne möchte und schön findet. Und ich frage immer ganz viel, um so viel Infos wie möglich vorab heraus zu kitzeln.

Generell klappere ich natürlich auch die groben Punkte ab wie Location, Catering, Entertainment etc.

Natürlich müssen neben den schönen Parts eines Events auch die absoluten No-Gos vom Kunden definiert werden, damit alle Parteien am Ende glücklich sind. Man kann alles planen, aber am Ende können kleine Details wie zum Beispiel eine Farbe – bei dir waren es Lila und Grün – eine Blumensorte oder sogar ein falscher Drink auf der Karte das gesamte Events zum Kippen bringen können.

Was ist eigentlich der Unterscheid zwischen einem „Event“ und einem „Projekt“?

Eventmanagement ist für mich das Full-Service-Rundum-sorglos-Paket und bedeutet vor allem die Umsetzung vor Ort. Projektmanagement kann auch losgelöst von einem Event sein. Beispielsweise eine Struktur in den allgemeinen Ablauf einer neuen Event-Location zu bringen. Zum anderen bedeutet Projektmanagement den kompletten Überblick zu behalten, beispielsweise die Kostenkontrolle, Struktur und den Ablauf einer Veranstaltung zu kontrollieren.

Wie hast du dein Organisationstalent entdeckt und wie kam es eigentlich zu deinem Berufswunsch?

Ich nenne es gerne die Vodka-Connection. Man glaubt es kaum, aber ich habe ursprünglich Geographische Entwicklungsforschung Afrikas und VWL studiert. Als Studentin ist man ja immer pleite und auf der Suche nach Nebenjobs. Auf einer Party habe ich dann Leute kennengelernt, die ein deutschlandweites Event geplant haben. Das klang alles super und nach viel Spaß. Um mir etwas dazu zu verdienen, habe ich angefangen verschiedene Hotels und Clubs in den einzelnen Städten zu recherchieren. Und ehe ich mich versah, war ich Teil des Event-Teams und bei der kompletten Planung und Umsetzung dabei.

Einmal ins kalte Wasser geworfen, war ich total angefixt und habe mich dazu entschlossen komplett umzusatteln und ein duales Studium in Berlin begonnen, bei dem ich nebenbei drei Tage die Woche in Eventagenturen arbeiten konnte.

Was für Veranstaltungen richtest du heute am liebsten aus und auf welche Art von Events bist du spezialisiert?

Ich bin für alles offen und kann mich gar nicht festlegen. Als Freelancer mache ich vor allem Corporate Events aus der Lifestyle- & Fashion- sowie der Industrie- und Handels-Branche.

Eigene Events sind kleine Dinner Events, Musikveranstaltungen, Blogger-Events und private Kunden, die mich für ihre Feiern buchen.

Also reicht mein Portfolio von der Fashion Show über Gala Dinner bis zur Tagung oder Dirty 30 Party, so wie bei dir. (lacht)

Wann macht es als Privatperson eigentlich Sinn mit einem Eventmanager zusammen zu arbeiten?

Ganz einfach: immer! Du ersparst dir Stress und Herzinfarkte! Jeder möchte bei seinem eigenen Event sich auf die schönen Dinge konzentrieren, sich feiern lassen und sich nicht darum kümmern, dass der Champagner gleich alle ist und wann die Band spielt.

Wer entspannt feiern möchte, sollte sich immer überlegen, ob man nicht professionelle Unterstützung dazu holt. Auch die perfekte Location ist ein Thema, für das ich oft angefragt werde, da es gar nicht so leicht hier die perfekte Wahl zu treffen…

Eventmanager suchen immer händeringend nach Locations: Wie findet man solche besonderen Orte und hält sie vor anderen Agenturen geheim?

Es gibt hier kein Geheimnis. Ich laufe immer mit offenen Augen durch die Stadt und liebe es, einfach überall rein zu gehen und mir Hinterhöfe anzusehen. Für mich gilt immer „Mach jede Tür einmal auf und guck, was dahinter ist“. Ansonsten sind wir ja mittlerweile gesegnet mit Location-Blogs und -Portalen. Und da ich seit mittlerweile sieben Jahren Events mache, ist mein Location-Gedächtnis mein eigentlicher Schatz und da kommt keiner so leicht ran.

Hast du eine Lieblingslocation, die du uns trotzdem verraten würdest?

Das kann ich nicht wirklich beantworten es sind zu viele, aber wenn ich für mich persönlich eine Party planen würde, dann würde meine Wahl auf die fabrik23, alte Schmiede (Old Smithy’s Dizzle), der Spiegelsaal in Clärchens Ballhaus oder den Minigolfplatz am Hertzbergplatz Minigolf fallen. Allein schon jetzt nach der Aufzählung könnte ich noch ewig weiter machen…

Wie informierst du dich über Dekotrends? Welcher Stil oder Richtung ist zurzeit besonders gefragt?

Ich bin einfach viel auf Blogs, Instagram und Pinterest unterwegs. Und ich liebe das Hooray und Domino Magazine und natürlich das Couch Mag! Vor allem australische Blogs und Magazine sind bei Dekotrends wegweisend.

Ein großer Trend ist Grün. Viel Dekoration mit Pflanzen und Tischdeko mit großen fast Dschungelartigen Blättern, Sukkulenten und Blumentöpfen aus Macrame. Fast so wie im Botanischen Garten. Ich würde super gerne mal im Kakteen-Haus ein Event machen. Und wie auch schon auf deiner Party sehe ich Pinatas ganz weit vorne!

Was würden du und deine Kollegen ohne Pinterest machen? Oder schaust du lieber woanders?

Ich finde es toll für Moodboards und um bestimmte Stile zu verbildlichen, aber Pinterest killt auch oft Kreativität und lässt manche Kunden festfahren. Das heißt sie wollen, dass ihre gesamte Party genau so aussieht wie der Pin: die Party eines superreichen Topmodels aus LA. Mit nur einem Zehntel des Budgets wird das meist schwer, doch das Bild ist im Kopf fest verankert. Pinterest ist also Fluch und Segen zugleich.

Gibt es Gurus in deiner Branche, also bekannte Event Planner oder Gastgeber, wo man immer schaut, wie die Partys ausrichten?

Checkt mal Who is lisa! (lacht) Ehrlich gesagt habe ich keine Vorbilder. Ich lasse mich überall inspirieren, vor allem auf Reisen. Außerdem fotografiere ich alles, was mich inspiriert und sammle die Bilder auf diversen Listen in meinem iPhone. In Sachen Blumendeko ist Marsano für mich ganz weit vorne.

Ein von MARSANOBLUMEN (@marsanoberlin) gepostetes Foto am 15. Apr 2016 um 2:32 Uhr

Du besitzt wie ein Stylist einen Grundstock an Dekoration: Was zählt zu den wichtigsten Must-haves für eine Eventmanagerin?

Ich finde es immer wichtig, das Buffet und die Getränke schön zu inszenieren. Darum habe ich einiges an Tablettes, Schalen, Etageren und Karaffen im Fundus. Darunter befinden sich tolle alte Kannen und Geschirr, alles Erbstücke, die gut platziert einen tollen Vintage-Charme oder Stilbrüche erzeugen, ohne jedoch omamäßig auszusehen.

Hast du Lieblingsshops, sowohl online als auch offline, bei denen du bevorzugt einkaufst?

Ich bin großer Fan von Deko Behrendt, auch super, wenn man mal schlechte Laune hat. Eine Stunde bei Deko Behrendt in der Hauptstraße und man kommt als glücklicher Mensch wieder raus! Hier gibt es Konfetti, Luftballons, Pappflamingos und vieles mehr.

Ebenfalls empfehlen kann ich Gürke am Großmarkt und das Dong Xuan Center.
Die Online-Auswahl ist fast unendlich und je nach Event sehr spezifisch, aber eine ständig volle Shopping Bag habe ich bei Ruby Rabbit, Balloon Fantasy, van harte und blueboxtree.

Ein von @lisaberlin gepostetes Foto am 7. Feb 2016 um 12:40 Uhr

Was für eine Ausbildung braucht man, wenn man in deinem Beruf arbeiten möchte?

Ganz ehrlich? Keine! Ich habe zwar ein abgeschlossenes Studium der BWL mit Spezialisierung auf Eventmanagement, aber das braucht man nicht. Man muss einfach ein Multitasking-Talent sein. Gute Laune und natürlich Autorität untermauern das Ganze, dann klappt das schon. Die besten Eventmanager sind einfach die mit Arbeitserfahrung.

Warum ist gerade die Arbeitserfahrung in deinem Bereich besonders wichtig?

Die Erfahrung ist wichtig, um in Stresssituationen einen kühlen Kopf zu behalten. Auf jedem Event, das mehrere Zulieferer und Dienstleister hat, geht immer irgendwas schief. Dann heißt es ruhig bleiben und das Beste daraus zu machen. Wenn statt den angemeldeten 100 Gästen 200 kommen, dann ist die Vorspeise einfach halb so groß und Wein wird etwas lockerer verteilt…

Wie kann man dich buchen und über welche Anfragen freust du dich am meisten?

Auf meiner Seite Who is Lisa findet man alle Infos, um mit mir in Kontakt zu treten.
Ob Dinner, Party, Vernissage oder Produktpräsentation – ich bin für alles offen.

Was für eine Party würdest du gerne mal ausrichten?

Ich würde gerne mal ein Kunst-Event organisieren, mit großen Installationen, vielleicht einem Labyrinth, wo alles erlaub ist und keiner nach Etikette fragt. Und das Budget wird nach meinen Wünschen ausgerichtet!

Inwieweit kannst du deinen persönlichen Geschmack bei den Events einbringen?

Ich versuche immer den Geschmack des Kunden zu treffen, habe aber auch das Glück, dass meine Kunden auf mich zukommen, da sie meinen Stil von anderen Events kennen und genau den haben wollen.

Wenn ich etwas total hässlich finde und der Kunde aber toll, würde ich tatsächlich versuchen, ihn von etwas anderem zu überzeugen. Und zwar so, dass er am Ende glaubt selbst auf die Idee gekommen zu sein. (lacht)

Würdest du auch Events absagen, wenn das Budget stimmt aber der Anlass und Klientel nicht in dein Portfolio passt?

Auf jeden Fall, es ist niemanden geholfen, wenn man sich nicht 100% wohl fühlt. Das würde auch der Kunde merken. Aber da müsste schon viel passieren…

Du hast drei Jahre in einer Agentur gearbeitet und dich dann selbstständig gemacht. Was ist der Vorteil der Selbständigkeit als Eventmanager – und was die Nachteile?

Ich war schon immer selbstständig – die drei Jahre habe ich studiert und neben der Uni in Agenturen gearbeitet.

Ich liebe die Abwechslung, je mehr unterschiedliche Kunden ich habe desto mehr sprühe ich voller Ideen. Wenn man nur in einer Agentur arbeitet, kann man sich die Kunden nicht aussuchen und hat oftmals Jahr für Jahr die gleichen Events. Als Freie kann man sich immer wieder neue Projekte suchen, die einen reizen.

Außerdem hast du als Eventmanager keinen geregelten Alltag, mit natürlichen Arbeitszeiten. Ich finde es wichtig einen Ausgleich zu haben und mir dann eine kleine Auszeit zu nehmen, wann ich sie brauche.

Wie machst du auf dich aufmerksam und wie wichtig schätzt du die sozialen Medien als Werbemittel ein?

Eigentlich lerne ich die meisten Neukunden immer auf Events kenne, also dass sie schon mal Gäste auf meinen Veranstaltungen waren. Das ist das Schönste, was passieren kann. Ansonsten suche ich aktiv nach interessanten Projekten und stelle mich dann einfach vor. Und natürlich sind soziale Netzwerke super wichtig.

Bezüglich der Pflege meiner Profile müsste ich mir noch eine Scheibe bei Journelles abschneiden, aber für mich dienen meine Profile vor allem dazu, Bilder und Videos von Events zu zeigen.

In den USA sind Baby Showers total in: Schwappen solche Event-Trends auch mehr und mehr nach Deutschland?

Ja, total. An sich sind die Amerikaner und Australier absolut wegweisend was Events angeht. Sie sind absolute Weltmeister im Feiertage erfinden und ganze Dekowellen lostreten. Nicht für alles, aber dafür liebe ich sie! Vor Jahren war es der Valentinstag und Halloween, mittlerweile haben wir auch den Black Friday als Mega Shopping Day, Super Bowl Partys und Baby Showers. Ich finds toll…

Was war das ausgefallenste Event, das du je auf die Beine gestellt hast?

Die Berlin Alternative Fashion Week ist eine der schrägsten Veranstaltungen. Ich bin dort seit diesem Jahr für die Regie und die Shows bzw. Designer verantwortlich. Die Hauptshow für den Designer Jack Irving (auch Lady Gaga trägt seine Sachen) war ein einziger riesiger Rave mit Laser, Nebel, Tanz, Strobo, Kabuki und Konfetti-Kanone. Also alles was das Lisa-Herz begehrt.

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Was für Katastrophen hast du schon erlebt? Und was waren besonders schöne Momente, in denen du ganz sicher bist, den richtigen Job gefunden zu haben?

Das ist eigentlich Betriebsgeheimnis (lacht). Ich bin ein absoluter „Plani“ und versuche alles vorab fest zu regeln. Vor Ort gibt es immer mal Kleinigkeiten, die nicht funktionieren, aber wenn das Grundgerüst gut strukturiert ist, kann es kaum erschüttert werden. Zumindest nicht so, dass es der Gast merkt.

Ich habe aber auch schon die lustigsten Katastrophen erlebt:

1. Gartenparty im Schlosspark, alles steht inklusive Wildschwein am offenen Feuer. 15 Minuten bevor die Gäste kommen fängt es an, in Strömen zu regnen. Wirklich alle, vom Hausmeister bis zum Techniker, haben die Location in wenigen Minuten ab- und wieder aufgebaut, sodass die Gäste bei der Ankunft sich gefragt haben, warum es bei uns nicht geregnet hat.
2. 300 Leute laden sich unvorhergesehen eine App während der Veranstaltung runter und stimmen damit ab – Internet Breakdown!
3. „Lisa, wir machen einen Film mit unseren Handys und du schneidest den für die Präsentation in einer Stunde zusammen! – Eh, ok!“ Hat natürlich am Ende mit Hilfe der Techniker geklappt.
4. Wir machen eine Auto Rallye – kurze Zeit später werden die Autos beschlagnahmt. Gut, dann fahren wir halt mit dem Bus weiter!

Wenn ich es mit meinem Team immer wieder hinbekomme solche Katastrophen so zu kaschieren, dass es keiner der Gäste merkt oder den Fokus der Gäste schnell auf etwas anderes lenken kann, fühle ich mich wie ein kleiner Superheld. Wenn dann alle happy sind, weiß ich, dass ich den richtigen Job gefunden habe.

Danke für deine Zeit, liebe Lisa!